• EN

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un (‘KVKK’) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmesi ile birlikte, veri sorumlularına ve veri işleyenlere ilişkin birçok önemli düzenleme getirilmiştir. Bu düzenlemelerin en önemlilerinden biri şüphesiz ki veri sorumlularının veri işleme faaliyetlerine ilişkin hususları beyan ederek kaydoldukları Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (‘VERBİS’) ’dir. KVKK’nın ilgili 16. maddesi uyarınca,

'Veri Sorumluları Sicili

MADDE 16- (1) Kurulun gözetiminde, Başkanlık tarafından kamuya açık olarak Veri Sorumluları Sicili tutulur.

(2) Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır. Ancak, işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir.’.

Yukarıdaki maddede açıklanan Veri Sorumluları Sicili VERBİS’te tutulmakta olup, kamuya açık niteliktedir.

VERBİS’e ilişkin hususları düzenlemek amacıyla 30.12.2017 tarihli ve 30286 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik (‘Yönetmelik’), 01.01.2018 tarihinde yürürlüğe girmiş, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), 1 Ekim 2018 tarihinde açılmıştır.

Sisteme https://www.kvkk.gov.tr/ sitesindeki 'VERBİS' linkine tıklamak vasıtasıyla erişim sağlanabilmektedir.

VERBİS’in henüz açıldığı bu aşamada, hangi veri sorumlularının sicile kaydolması gerektiği, kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumlularının hangi süreler içinde bu eylemi gerçekleştireceği ve kayıt işleminin nasıl yapılacağı, veri sorumlularının aklını kurcalayan hususlar olup, bu sorular makalemizde cevaplanacaktır.

Öncelikle belirtmek gerekir ki, Kurul’un 2018/32, 2018/68, 2018/75 ve 2018/87 sayılı kararları uyarınca VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden ari tutulmuş veri sorumluları dışındaki veri sorumluları KVKK’nın 16. maddesine tabi olup, VERBİS’e kayıt olma yükümlülüğü altındadır.

VERBİS’e kayıt yükümlülüğü olan veri sorumlularının bu yükümlülüklerinin ne zaman başlayacağı ve ne zamana kadar kayıt olabileceklerine ilişkin 19.07.2018 tarihli ve 2018/88 sayılı Kurul kararı bulunmaktadır. Bu karar uyarınca; ‘yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları’ ile ‘yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları’ gruplarına giren veri sorumluları için VERBİS’e kayıt olma yükümlülüğü 01.10.2018 tarihi itibariyle başlamıştır ve 30.09.2019 tarihinde kadar kayıt olmaları mümkündür. ‘Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları’ ve ‘kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları’ kategorilerine giren veri sorumluları için ise kayıt yükümlülüğü, kararda belirtilen tarihlerde başlayacak ve son bulacaktır.

Kayıt yükümlülüğü bulunan ve Kurul kararında belirtilmiş kayıt süresi içerisinde kayıt yaptıracak olan veri sorumlularına yardımcı olmak adında, VERBİS ana sayfasında VERBİS’e ilişkin bir kılavuz yayımlanmıştır. Bu kılavuzda değinilen önemli hususları açıklamak istiyoruz.

VERBİS’in ana sayfasında, 'Veri Sorumlusu Yönetici Girişi', 'Sicile Kayıt' ve 'Sicil Sorgulama' olmak üzere üç bölüm bulunmaktadır.

Kayıt yapmaya başlamadan önce, veri sorumlularının 'Veri Sorumluları Yönetici Girişi' kısmından kayıt yaptırmak suretiyle Kurul’a başvuru yapması gerekmektedir. Bu başvuru prosedürü, 'Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi', 'Yurtdışında Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi' ve 'Kamu Kurumu' kategorileri için ayrı ayrı detaylı bir biçimde Kılavuz’da düzenlenmiştir.


Başvuru Kurul tarafından değerlendirilip, en kısa sürede sonuca ilişkin bir bilgi maili, başvuru formunda belirtilen mail adresine gönderilecektir. İnceleme sonucunda gönderilen mail vasıtasıyla veri sorumlusuna bir kullanıcı adı ve parola verilecek, bu kullanıcı adı ve parola vasıtasıyla veri sorumluları sisteme giriş yapılabilecektir.

Sisteme giriş yapıldığında yapılacak ilk işlem, irtibat kişisinin atanmasıdır. Bu kayıt vasıtasıyla tayin edilen irtibat kişisi, VERBİS ana sayfasında bulunan 'Sicile Kayıt' butonuna tıklayarak giriş yapacak ve işlemlerini yürütecektir.

Bu aşamada, irtibat kişisinin bildirim süreci başlamaktadır. Bu süreçte sırasıyla;

  • Veri kategorisi
  • Veri kategorilerinin işleme amaçları
  • Veri aktarımı yapılan alıcılar/alıcı grupları
  • Veri saklama süresi
  • Veri konusu kişi grubu
  • Yabancı ülkelere aktarılacak bilgiler
  • Veri güvenliği tedbiri

hususlarında bildirim yapılacaktır.

VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı davranan veri sorumlularının KVKK’nın 18. maddesinin ç bendi uyarınca 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezasına çarptırılabileceğini bir kez daha hatırlatmakta fayda görüyoruz.

Sonuç olarak, veri sorumlularının KVKK ve alt mevzuatından ileri gelen VERBİS’e kayıt olma yükümlülüklerini ihmal etmemeleri gerekmektedir. VERBİS’e kayıt sürecinde hangi prosedürlerin uygulanacağına ilişkin Kurul tarafından hazırlanmış olan kılavuz, veri sorumlularına yol göstermek açısından son derece önemli ve faydalıdır.

Av. Dr. Mert VAN – Stj. Av. Benay ÇAYLAK